Материал подготовил сервис электронных чек-листов CheckOffice, который помогает автоматизировать работу бизнеса с проверками, задачами и нарушениями.
Когда у вас несколько торговых точек, организовать эффективный контроль магазинов становится непростой задачей. Вы не можете лично присутствовать во всех точках одновременно, при этом качество работы каждого магазина напрямую влияет на выручку и репутацию бренда.
В этой статье разберем, как выстроить эффективную систему аудитов для розничной сети — от подготовки до анализа результатов.
Зачем нужна система контроля магазинов
Представьте ситуацию: в одном магазине продавцы приветливы и витрины сияют, а в другом — пыль на полках и хмурый персонал. Покупатель не разделяет точки на «хорошие» и «плохие» — для него это один бренд. И негативный опыт в любом из магазинов может стоить вам клиента.
Регулярные аудиты магазинов помогают:
- Поддерживать единые стандарты во всех точках сети
- Выявлять проблемы до того, как они повлияют на продажи
- Мотивировать персонал работать качественно
- Собирать данные для принятия управленческих решений
- Снижать потери от воровства, порчи товара и нарушений
Шаг 1. Определите, что именно проверять
Первый и самый важный этап — понять, какие аспекты работы магазинов критичны для вашего бизнеса.
Типичные направления проверок:
Мерчандайзинг
- Выкладка товара согласно планограммам
- Наличие ценников и их актуальность
- Состояние витрин и торгового оборудования
- Чистота и порядок в торговом зале
Работа персонала
- Соблюдение дресс-кода
- Качество обслуживания клиентов
- Знание продукта и акций
- Соблюдение стандартов приветствия и прощания
Операционные процессы
- Работа кассовой зоны
- Оформление возвратов
- Соблюдение процедур открытия и закрытия
- Ведение документации
Безопасность
- Работа систем видеонаблюдения
- Соблюдение правил хранения товара
- Противопожарная безопасность
- Санитарные нормы
Не пытайтесь охватить всё сразу. Начните с 3-5 ключевых направлений, которые больше всего влияют на ваш бизнес.
Шаг 2. Создайте чек-листы для проверок
Чек-лист — это основа любого аудита. Он должен быть конкретным, понятным и измеримым.
Каждый пункт должен предполагать однозначный ответ: выполнено или не выполнено. Это исключает субъективность оценки.
Бумага, Excel или специализированный сервис?
Многие начинают с бумажных чек-листов или таблиц Excel. Это работает, пока у вас 1-2 магазина. Но с ростом сети появляются проблемы:
- Бумажные чек-листы теряются, их сложно систематизировать
- В Excel нельзя проверить достоверность приложенных фотографий
- Результаты проверок долго собираются и обрабатываются
- Сложно отследить, исправлены ли замечания
- Нет оперативной аналитики по всей торговой сети
Система аудитов для розничной сети на базе специализированного сервиса решает эти задачи. Проверяющий заполняет электронный чек-лист прямо в приложении на смартфоне, прикрепляет фотографии, а результаты мгновенно попадают руководству.
Шаг 3. Определите частоту и типы проверок
Не все проверки одинаково важны для бизнеса. Выстройте систему контроля магазинов с учетом приоритетов.
Плановые проверки
Регулярные аудиты по графику — основа системы. Частота зависит от специфики бизнеса:
- Продуктовый ритейл: 1-2 раза в неделю
- Магазины одежды: 2-4 раза в месяц
- Специализированные магазины: 1-2 раза в месяц
Например, в сети магазинов КуулКлевер за каждым территориальным управляющим закреплено несколько магазинов. Работники приезжают с проверкой в среднем раз в 1-2 недели и оценивают общее состояние магазина: чистоту, правильность выкладки товаров, оформление витрин.
Эти проверки достаточно объемные, потому что сети важно видеть весь магазин от и до. Если в процессе аудита выявляются нарушения, территориальный управляющий на месте указывает сотрудникам магазина на ошибки и затем отслеживает их устранение.
А отдел управления ассортиментом при помощи CheckOffice отслеживает выкладку конкретных товаров — например, правильно ли выставлены новогодние подарки. Если сотрудники видят нарушения, они связываются с территориальным управляющим и просят проконтролировать их устранение.
КуулКлевер: как возможность быстро собирать данные и видеть магазины изнутри может повысить прозрачность работы
Внеплановые проверки
Проводятся по жалобам клиентов, после выявления серьезных нарушений или для контроля исправлений.
Например, в сети магазинов AMAZING RED чек-листы разделены на две большие группы:
Периодические чек-листы
Например, чек-лист полугодовой инвентаризации или ежедневный чек-лист магазина. В рамках последнего проводят проверку порядка в магазине, правильной развески товара, чистоты в зале, правильного освещения и работы сигнализации при входе.
Чек-листы под события
Например, чек-лист под проведение Black Friday, который разделен на две части: Promo-preparation и Start. Promo-preparation заполняется за две недели до начала акции. Он нужен для того, чтобы отследить наличие нужного количества вешалок, пакетов, подарочных карт и т.д. Вторая часть чек-листа — Start, в рамках которого команде рассказывают о начале акции, проверяют корректность аудиоролика в магазине и так далее.
Как контролировать работу магазинов и обучать сотрудников по чек-листам — кейс AMAZING RED
Шаг 4. Назначьте ответственных
Кто будет проводить аудиты розничной сети? Варианты зависят от размера бизнеса:
Для небольших сетей (до 10 точек):
- Владелец бизнеса
- Операционный директор
- Старший администратор
Для средних и крупных сетей:
- Специалисты отдела контроля качества
- Региональные менеджеры
- Супервайзеры
Важно: проверяющие должны пройти обучение и четко понимать стандарты компании. Иначе один контроллер будет придираться к мелочам, а другой — закрывать глаза на серьезные нарушения.
Шаг 5. Внедрите систему и обучите команду
Любые изменения встречают сопротивление. Чтобы внедрение прошло гладко:
Объясните «зачем»
Проведите встречу с управляющими магазинов. Расскажите, что цель аудитов — не наказать, а помочь улучшить работу и увеличить продажи.
Покажите «как»
Проведите пилотную проверку в одном-двух магазинах. Покажите, как заполнять чек-листы, что фотографировать, как фиксировать нарушения.
Дайте время на адаптацию
Первый месяц работайте в «мягком» режиме: фиксируйте нарушения, но не применяйте жесткие санкции. Дайте команде время привыкнуть к новым правилам.
Автоматизируйте процесс
Если вы выбрали электронные чек-листы, убедитесь, что все проверяющие установили приложение и понимают, как им пользоваться. Современные сервисы интуитивно понятны — обучение занимает 15-20 минут.
Аудиты в магазинах можно автоматизировать с помощью сервиса электронных чек-листов CheckOffice.
Простой интерфейс. Часто CheckOffice используют сотрудники, которые не могут быстро адаптироваться к новому сервису. С этим не возникнет проблем — CheckOffice интуитивно понятен для сотрудников любого возраста и уровня владения мобильным телефоном.
Возможность добавить вложения. При заполнении электронных чек-листов можно добавить вложения: фото или видео, текст, поставить подпись или приложить аудиозапись. Можно запретить загрузку медиа из галереи — так вы можете быть уверены в достоверности данных.
Нет необходимости в хранении: вся история проверок и выявленные нарушения будут хранится внутри сервиса
Работа в автономном режиме: некоторые объекты проверок могут находиться вне зоны действия сети, например, склады или подвальные помещения. Мобильное приложение работает даже без доступа к интернету.
Все данные в сервисе обновляются в онлайн-режиме. По всем аудитам можно выгрузить отчет или поставить задачу. Также автоматически создается аналитические дашборды., которые позволяют проанализировать состояние магазинов по сети в целом.
Шаг 6. Работайте с результатами
Проверка ради проверки не имеет смысла. Главное — что вы делаете с полученными данными.
Оперативная реакция
Критичные нарушения (например, проблемы с безопасностью) требуют немедленного реагирования. Управляющий должен получить уведомление и устранить проблему в тот же день.
Планы исправлений
По итогам проверки управляющий магазина получает список замечаний с дедлайнами. Следующая проверка контролирует выполнение.
Аналитика и выводы
Регулярно анализируйте данные по всей сети:
- Какие нарушения встречаются чаще всего?
- Есть ли магазины-аутсайдеры?
- Какие стандарты персонал выполняет хуже всего?
Эта информация помогает корректировать обучение, пересматривать процессы и принимать управленческие решения.
Мотивация и признание
Не забывайте отмечать магазины-лидеры. Рейтинг по результатам проверок, бонусы за высокие показатели — всё это мотивирует команду работать лучше.
Шаг 7. Совершенствуйте систему
Система контроля магазинов — это не разовый проект, а постоянный процесс. Раз в квартал пересматривайте чек-листы и оценивайте:
- Актуальны ли критерии проверки?
- Не появились ли новые стандарты?
- Может, какие-то пункты уже не так критичны?
Собирайте обратную связь от управляющих и проверяющих. Возможно, какие-то формулировки непонятны или критерии оценки слишком субъективны.
Почему электронные чек-листы эффективнее
Электронные чек-листы — наиболее современный инструмент для проведения проверок за счет ряда преимуществ:
Скорость. Результаты проверки доступны руководству в режиме реального времени, а не через несколько дней.
Прозрачность. Все данные в одной системе. Вы видите историю проверок каждого магазина, динамику показателей, фотофиксацию нарушений.
Контроль исправлений. Система автоматически напоминает об устранении замечаний и позволяет отследить, что было исправлено.
Аналитика. Автоматические отчеты, графики, рейтинги магазинов — всё это формируется в пару кликов.
Экономия времени. Не нужно вручную переносить данные из бумажных форм в таблицы, искать потерянные чек-листы или разбирать неразборчивый почерк.
С чего начать прямо сейчас
Внедрение системы аудитов может показаться сложной задачей, но начать можно с малого:
- Выберите 1-2 ключевых направления для проверки (например, чистота и выкладка товара)
- Создайте простой чек-лист из 10-15 пунктов
- Проведите пилотную проверку в одном магазине
- Проанализируйте результаты и скорректируйте чек-лист
- Масштабируйте на всю сеть
Если у вас больше 5 магазинов, сразу рассмотрите вариант со специализированным сервисом. Это сэкономит вам десятки часов на администрирование и даст реальный контроль над сетью.
Контроль магазинов — это про создание системы, которая помогает каждой точке работать на максимуме возможностей. Когда у вас есть четкие стандарты, регулярные проверки и оперативная работа с результатами, качество обслуживания растет, а вместе с ним — и продажи.
Начните с малого, тестируйте подходы и выбирайте инструменты, которые делают контроль простым и эффективным.
