В любом из направлений коммерческой деятельности использование проверочных листов поможет повысить эффективность бизнеса, сделать его более прибыльным и конкурентным. Их применяют для аудита крупных торговых центров и небольших магазинов, салонов красоты и спортивных комплексов, АЗС и СТО, заведений общественного питания и не только.
|
Последовательный план действий |
Экономия времени |
Анализ результатов |
|
Контролирующий сотрудник точно ничего не пропустит — он проводит проверку в соответствии с заданным алгоритмом. |
Сокращение сроков проверки, качественное выполнение работы с первого раза — без ошибок. |
Данные хранятся в электронном формате. Их можно сравнивать с результатами предыдущих проверок, а также проверок, проведенных на других точках. |
Сегодня на смену бумажным чек-листам пришли электронные — существенно упрощен анализ результатов, повышена достоверность данных, сокращено время обмена информацией между подразделениями бизнес-структур.
Задачи чек-листа
Давайте обсудим перспективы использования чек-листов для увеличения прибыли и эффективности коммерческих компаний. Основные направления:
- Оценка деятельности сотрудников: соблюдение стандартов и корпоративной этики, дресс-кода, взаимодействие с покупателями (клиентами, партнерами).
- Проверка интерьера и экстерьера магазина, торгового центра, ресторана — абсолютно любого заведения. Достаточно составить список параметров, которые необходимо проконтролировать: чистота, состояние, исправность, размещение рекламных конструкций и прочие критерии.
- Проверка условий хранения продукции и ее выкладки: температуры, влажности, расположения, допустимости соседства с другими товарными группами.
- Условия обслуживания – соблюдение корпоративных стандартов при общении с клиентом, степень удовлетворенности, время реакции на его запросы.
- Проверка условий труда на соответствие законодательным и отраслевым нормам.
Возможности современных онлайн-сервисов по составлению и обработке чек-листов позволяют адаптировать их под любое коммерческое направление: начиная от проверки розничных магазинов и заканчивая предоставлением медицинских услуг. Форму проверочного листа можно дополнять вопросами (пунктами проверки) и редактировать в соответствии со спецификой бизнеса.
Пример
Давайте оценим, насколько полезным может быть базовый чек-лист проверки магазина. Если здание имеет презентабельный, ухоженный вид, везде убрано, а сотрудники опрятные, со вкусом одеты и производят приятное впечатление, вероятность, что клиент его посетит, гораздо выше. Грязный фасад с потеками на стенах и мусором у крыльца отталкивает – прохожие ускоряют шаг, чтобы скорее очутиться в зоне комфорта. А значит, магазин теряет не просто посетителей, он теряет доход!
Выше мы привели утрированный пример. На самом деле причиной отказа от посещения может стать неопрятная прическа кассира или запах плесени в торговом зале. Именно чек-лист помогает эффективнее бороться с подобными недостатками – менеджеры часто не замечают их в поисках более серьезных нарушений.
Проверкой торговых точек обычно занимаются руководители среднего звена, реже – сотрудники магазинов. Лучше всего, если составлением проверочного листа занимается руководитель или его заместитель, то есть человек, который в совершенстве разбирается в бизнесе и способен учесть абсолютно все. Это работает примерно так:
-
Подготовка проверочного листа.
-
Запуск проверки с заданной периодичностью – раз в неделю, месяц или квартал.
-
Обработка результатов.
-
Планировка задач по устранению обнаруженных недостатков. В сервисе Chek Office это происходит автоматически.
В стандартном варианте сотрудники распечатывают чек-лист, делают в нем пометки, после чего вручную составляют план «работы над ошибками». С помощью Chek Office все проходит гораздо проще и быстрее: проверочный лист – в электронном формате, все данные вносятся прямо с планшета (смартфона), результаты отчета направляются руководству в режиме реального времени.
В нашем примере проверка магазина начинается с прилегающей территории. Сотрудник оценивает:
-
Внешний вид магазина.
-
Функциональность вывески – корректная работа подсветки, наличие и целостность всех элементов.
-
Степень заполнения урны.
-
Состояние фасада.
-
Отсутствие несанкционированно размещенной рекламы.
-
Отсутствие наледи или других препятствий для посещения заведения.
Это первый блок чек-листа. После его заполнения проверяющий сотрудник переходит к оценке состояния входной группы:
-
дверные ручки;
-
стекла и витражные вставки, декоративные элементы (если они есть);
-
режим работы магазина – наличие, оформление в соответствии с корпоративным стилем;
-
состояние грязеудерживающего коврика;
Далее последует проверка состояния торгового зала: чистота пола и стен, отсутствие неприятного запаха, достаточность освещения и прочие характеристики, ведь лояльность покупателя зависит не только от внешнего состояния магазина, но и от того, насколько ему комфортно находиться внутри. Ну и, конечно, важнейшей составляющей является главное лицо магазина – продавец-консультант: его внешний вид, прическа, запах, улыбка и то, как он работает с клиентом. Но это уже другой чек-лист, назовем его «Проверка работы продавца с клиентом», об этом мы расскажем в следующих статьях.
Образец чек-листа — проверяющий лишь выбирает нужный ответ, добавляет фото и комментарий:
Выгода от внедрения чек-листов
В России так сложилось, что за ошибки сотрудников обычно расплачивается компания. Из ее бюджета клиент получает компенсацию за просроченный товар, организация тратит деньги, чтобы замять скандал из-за недостойного поведения работника или в случае причинения ущерба здоровью. Ключевое преимущество проверочных листов — сведение таких ошибок к минимуму. Основные выгоды от внедрения Чек-листов:
· Сокращение времени на подготовку сотрудников. Специалист видит задачи в определенной последовательности и выполняет их в соответствии с планом.
· Повышение эффективности труда — меньше ошибок, выше продуктивность работы.
· Соблюдение мер безопасности — снижение рисков для жизни и здоровья сотрудников, а значит, не придется платить компенсацию, к примеру, за полученные увечья.
· Соответствие стандартам и нормам — успешное прохождение любых инспекций и проверок со стороны надзорных органов.
· Довольные клиенты, как результат — увеличение прибыли, улучшение имиджа заведения.
Checklist помогает оперативно выявлять уязвимости компании и быстро их ликвидировать, улучшать сервис и обходить конкурентов.
Что дает использование сервиса
Все привыкли к бумажным чек-листам, но это уже даже не вчерашний, а позавчерашний день. Было бы глупо вручную тратить несколько часов на обработку огромных массивов информации, когда с помощью приложения это можно сделать за несколько минут. Преимущества онлайн-сервиса:
· Экономия времени: анализ статистики, планирование проверок и задач, а также многие другие операции и действия автоматизированы.
· Мгновенная фиксация недостатков – не надо куда-то загружать фото, перекидывать их или совершать иные действия, они поступают в сервис непосредственно с камеры планшета или смартфона.
· Моментальные отчеты. Автоматическое формирование, представление информации в виде таблиц, диаграмм, графиков.
· Гарантия достоверности данных: «живые» фото загружаются непосредственно с камеры смартфона — их нельзя подделать или отредактировать.
· Удобный, максимально информативный отчет – данные представлены наглядно, недостатки не надо выискивать – они заметны с первого взгляда.
· Постановка задач сотрудникам и контроль их состояния.
· Оцифровка данных проверки — реализована путем выставления оценок в баллах непосредственно в планшете или смартфоне, данные сразу же становятся доступными ответственным сотрудникам.
Внедрение проверочных листов избавляет сотрудников от рутинной работы, в результате выше достоверность полученной информации, меньше вероятность ошибок, проще выявить уязвимые места и недостатки.
