Как обезопасить свой бизнес от потерь, связанных со штрафными санкциями, оптимизировать расходы на внутренний контроль и укрепить позиции компании на рынке при помощи одного современного инструмента, мы расскажем в данной статье.
О проверочных листах, федеральном законе и нововведениях
27 октября 2021 г. датируется постановление Правительства РФ № 1844 "Об утверждении требований к разработке, содержанию, общественному обсуждению проектов форм проверочных листов, утверждению, применению, актуализации форм проверочных листов, а также случаев обязательного применения проверочных листов". В нём на основании части 2 статьи 53 ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации" Правительство РФ утвердило требования к контрольным листам.
С 1 марта 2022 года проверочные листы будут использоваться в обязательном порядке, как при плановом рейдовом осмотре, так и при выездной проверке. Контрольные листы могут применяться и при внеплановых проверках при истечении срока исполнения решения контрольного органа об устранении выявленного нарушения обязательных требований или при проведении надзорных мероприятий на основании программы проверок.
Сами представители госаппарата предусматривают возможность проведения профилактических мероприятий в виде самообследования и предоставляют официальные формы контрольных листов для проведения самостоятельной проверки с целью выявления и устранения нарушений до визита контролирующих органов.
Что проверяют с помощью проверочных листов и что туда входит?
Проверочный лист поможет выявить факты несоблюдения компанией обязательных требований. В зависимости от того, кто является контролирующим органом, изменится и предмет исследования, и список контрольных вопросов.
Всё это представляет собой большой объём информации. К примеру, проверки ГИТ включают в себя более сотни списков контрольных вопросов. Отдельный лист для проверки соблюдения требований по содержанию трудовых договоров, отдельный по оформлению приёма на работу и т.д.
Официальная форма проверочного листа включает:
-
Наименование вида контроля;
-
наименование надзорного органа и реквизиты нормативного правового акта об утверждении формы проверочного листа;
-
список контрольных вопросов, которые помогут выявить несоблюдение регламента субъектом;
-
поля, где представитель контролирующего госоргана сможет вносить ответы на контрольные вопросы. Это может быть ответ "да", "нет" или "неприменимо". Помимо этого в документе обязательно наличие графы "примечание", заполнение которой осуществляется, если выбирается ответ "неприменимо";
-
реквизиты нормативных правовых актов, к которым относятся контрольные вопросы;
-
дополнительные поля, в которых фиксируются следующие моменты:
-
вид контрольного мероприятия. Этот параметр не указывается, если форма контрольного листа предусмотрена для конкретного контрольного надзорного мероприятия;
-
дата заполнения проверочного листа; объект государственного контроля;
-
ФИО ИП или гражданина, сведения о регистрации, адрес юр.лица и другие параметры;
-
место проведения контрольного мероприятия с использованием проверочного листа;
-
реквизиты решения контрольного органа о проведении надзорного мероприятия;
-
учетный номер контрольного мероприятия;
-
должность и ФИО исполнителя, проводящего проверку;
-
QR-код в правом верхнем углу первой страницы формы проверочного листа.
Где можно ознакомиться с контрольными листами?
Формы проверочных листов публикуются на официальных страницах ведомств. Поскольку в разных регионах требования могут отличаться друг от друга, то необходимо сверяться со страницами госорганов своего региона.
Формы можно найти и на страницах официального интернет-портала правовой информации http://pravo.gov.ru/ и в сервисах правовой поддержки.
Помимо этого есть современные средства для проведения контролирующих мероприятий уже самостоятельно. Используя их можно не ограничиваться установкой «галочек» там, где фиксируются недочёты и ошибки, а отслеживать исправление, анализировать динамику, сравнивать показатели эффективности разных филиалов. Мы говорим о сервисе CheckOffice.
O сервисе CheckOffice
Сервис CheckOffice – это платформа мобильного аудита на основе чек-листов. Это могут быть как те самые официально утверждённые проверочные листы, так и разработанные самостоятельно с целью выявления ошибок в соблюдении регламента компании. Инициировать проверку может как руководитель, так и ответственный сотрудник, который хочет удостовериться в своей компетенции и отсутствии ошибок.
Удобство сервиса CheckOffice в том, что все этапы проверки проходят в электронном формате. Цифровизация приходит в каждый дом и совершенно необходимо внедрять её в проведение проверок.
Это помогает в следующем:
-
CheckOffice увеличивает скорость
Скорость – одна из главных проблем, которая встаёт перед регулярным проведением проверок в компании. Контроль оттягивает время, которое сотрудники должны посвящать выполнению своих должностных обязанностей.
Но с CheckOffice проверка занимает минимум времени, а её результаты помогают оптимизировать процессы, обнаружить слабые места и устранить их.
-
Обеспечивает рост компетентности персонала
Сотрудники используют актуальные утверждённые правительством формы или собственно разработанные шаблоны. Даже специалист, который только приступил к исполнению должностных обязанностей, справится с самоконтролем. Каждый член команды сможет доступно в формате ответов и вопросов выяснить, в чём он не компетентен.
-
Предотвращение штрафов и проблем, связанных с нарушениями
Использование электронных чек-листов поможет не бояться проверки, а точно знать, на что обратит внимание представитель контролирующей инстанции.
Не говоря уже о том, что конечная цель соблюдения требований законодательства – это в том числе и создание безопасной среды для сотрудников и клиентов. К примеру, своевременно замеченные нарушения в работе пожарной сигнализации могут спасти жизни людей.
-
Дополнительные возможности сервиса
В CheckOffice реализовано множество полезных функций, которые помогут сделать проверку более достоверной и эффективной. Например, функция добавления к чек-листу фото- и аудио-материалов или отслеживание геопозиции нередко играют решающую роль в оценке действий проверяющего сотрудника.
В CheckOffice реализован полноценный Task-manager, сам сервис может назначать задачи, помогать планировать проверки и анализировать результаты, выводя их наглядными диаграммами и т.д.
-
Мобильность и удобство использования
CheckOffice имеет два формата – мобильное приложение и сайт. Вы можете использовать все преимущества сервиса прямо со своего мобильного телефона. Не требуется закладывать расходы на печать бланков проверки, время на доставку их ответственным лицам и обработку результатов. Все данные могут мгновенно загружаться в облако, откуда ими может воспользоваться, как и руководитель из отдалённого филиала, так и владелец бизнеса, находящийся в соседнем регионе.
-
Простота использования
Для начала работы не нужно приобретать дополнительного оборудования. Тестирование возможностей сервиса и вовсе производится в бесплатном режиме. CheckOffice – интуитивное средство с понятным интерфейсом. Помимо юзабилити этого IT-решения, на рынке его выделяет и неравнодушная и активно решающая сложности пользователей служба технической поддержки.
-
Масштабирование бизнеса
Контроль одной-двух торговых точек – это не такая сложная задача. А если нужно отслеживать работу десятков филиалов? Систематизировать информацию по целому комплекту параметров. И в этом поможет CheckOffice. С его помощью можно быстро сформировать обобщённую отчётность, выделить самые проблемные филиалы и сконцентрировать на них своё внимание. Выявить точки, где работа на местах безупречна, поощрить их и делегировать им больше полномочий. Это умное управление поможет вашему бизнесу расти без помех.
Попробуйте сервис бесплатно: https://reg.checkoffice.ru/registration.Библиотека электронных чек-листов CheckOffice
Сервис автоматизации чек-листов CheckOffice позволяет проводить проверки в максимально сжатые сроки. Для того чтобы не терять компетентность и чтобы чек-листы отражали актуальные требования законодательства, CheckOffice разработал собственную библиотеку электронных чек-листов. В ней вы можете найти документы, которыми пользуются государственные органы надзора и, используя их, провести самую тщательную и результативную проверку.
Библиотека постоянно расширяется и пополняется новыми листами. К примеру, в сервисе уже доступны официальные чек-листы МЧС России. В перспективе вы сможете находить любые интересующие контрольные листы надзорных органов в своём привычном приложении CheckOffice.
Так вы несколькими нажатиями на экран будете выводить контрольный лист для начала проверки. Делегирование, проверка результатов, систематизация – всё это будет занимать минимум времени.
Помимо этого можете создать собственный шаблон, где укажете индивидуальные параметры для оценки эффективности каждого сотрудника. Этот инструмент уже доказал свою эффективность у компаний, которые внедрили CheckOffice в процесс организации проверок. Попробуйте и вы.
Для начала можете воспользоваться бесплатным тестовым режимом. Провести первую проверку с использованием электронного контрольного списка вопросов, оценить преимущества сервиса и сразу начать устранение выявленных ошибок. Начните сейчас! Регистрация по ссылке: reg.checkoffice.ru/registration.
